Améliorer le suivi et l'avancement dans les projets de construction et/ou d'assemblage industriel
Comment
minimiser le temps de saisie des
avancements dans les plannings ?
Principe …
Le suivi d’un projet est une phase délicate et complexe dans un
projet.
Cette phase se compose de processus permettant de mesurer,
d’analyser et de réguler la progression et le rendement du projet.
Le suivi ne peut être mis en place que si un dispositif a été
envisagé préalablement (planification des actions, définition des coûts, de la
qualité, des risques, gestion des achats).
Ce dispositif est généralement conçu lors de la préparation du
projet.
Les données provenant des différents processus vont être échangées
et coordonnées afin de mesurer la progression de chacun et de fournir une
cohérence à l’ensemble.
La communication se révèle essentielle afin :
-
d’obtenir la bonne information en temps et
heure voulue et
-
de la transmettre à
qui de droit
Comment s’y prend-t-on ?
Les données vont être collectées sur le terrain.
La comparaison des données planifiées
et celles provenant du terrain va permettre de mesurer les écarts et de mettre
en place des actions de correction pour piloter le projet.
… & Paradoxe
Du fait de sa taille et/ou du nombre de parties prenantes, plus le
projet est complexe et plus la provenance des données est multiple. Il faut
donc centraliser et compiler l’information pour avoir une vue d’ensemble.
La précision du suivi dépend aussi de la fréquence du relevé
d’informations. Or le suivi en temps réel conduit à accélérer le rythme du
relevé des informations.
L’augmentation de la volumétrie des données à traiter oblige à
fournir un effort plus conséquent et ralentit la prise de décision.
Pour maintenir une prise de décision optimale il faut donc résoudre
le problème du traitement de l’information.
Il existe plusieurs solutions :
Soit on mobilise des ressources pour effectuer le travail, soit on accélère
le rythme du traitement.
Dans la première hypothèse, le coût est immédiat
car il faut mobiliser du personnel. Dans la seconde hypothèse, le coût est
induit, difficilement quantifiable et plus dangereux encore : Si on
accélère la cadence de saisie manuelle cela conduit à des erreurs de saisie.
Cette situation va générer des imprécisions dans les analyses, ou même parfois
des incohérences.
Dès lors pour corriger le risque d’erreur, il est nécessaire de
mettre en place une procédure de vérification.
Cette situation aboutit à allonger le processus de travail et à
déplacer l’enjeu du suivi ; au lieu de se focaliser sur l’analyse de la
situation et sur la mise en place d’actions de corrections, la cellule planning
ne va avoir de cesse que de fournir des données à jour.
Or lorsque le suivi du projet se borne au constat de l’avancement
réel sans analyse ni actions de correction possibles, le projet devient comme
un bateau à la dérive. Le chef de projet assiste au désastre sans pouvoir
actionner les poussées nécessaires au rétablissement du navire en perdition.
Remettre l’analyse au centre de la procédure de suivi et
d’avancement c’est l’objectif que doit atteindre tout chef de projet pour
s’assurer de la délivrance on-time de son projet.
Il faut donc trouver un moyen d’accélérer le traitement des données.
Une approche intelligente
L’accélération du traitement des données doit passer par la minimisation du temps de
saisie de l’information.
Gagner du temps, mais à quel moment ?
Eviter la re-saisie des données
Cette situation paraît évidente car tous les corps de métiers
travaillent aujourd’hui avec l’informatique. Une fois que l’information est
entrée dans un système, elle peut voyager d’un logiciel à un autre par divers
moyens : (messagerie, import, export, conversion de données etc.)
Néanmoins, à mieux regarder, ce qui paraît simple en apparence se
révèle compliquer à mettre en œuvre dans la réalité.
Dans le monde industriel et celui de la construction, le confort
n’existe pas. L’informatique aussi sophistiquée soit-elle n’est pas toujours la
bien venue sur les chantiers.
D’une part, elle n’est pas toujours autorisée.[1] D’autre part, elle n’est pas des plus
pratiques.[2]
Sur site en plein air ou dans des endroits confinés et bruyants, lors
de tournée d’inspection de chantier (pétrolier ou construction) il est parfois impossible
de poser son PC pour saisir une information directement sur le terrain.
Enfin cette solution n’est pas pensées pour être utilisées en
extérieur (froid, gel, pluie,) ou bien en atelier (chaleur extrême).
Le seul moyen de saisir les données terrains actuellement consiste
à utiliser le papier et le crayon pour renseigner l’information depuis le site,
puis quitter le chantier pour re-saisir la donnée dans un système
d’information.
La re-saisie réapparait et la performance disparaît.
PMOS : une
solution experte pour le suivi et l’avancement de votre projet :
Compte tenu des contraintes exposées dans le paragraphe précédent,
il faut trouver une solution de contournement. Puisqu’on ne peut pas éviter la
re-saisie, elle doit devenir automatique.
Les données vont être captées et stockées dans un outil puis
déchargée ensuite dans un système d’information.
Il existe aujourd’hui une technologie permettant la conversion
d’une donnée scripturale en données numérique.
Le système est ingénieux : La captation de l’information provient
de la page écrite. La conservation de l’information se fait dans un outil nomade
que l’on peut conserver dans sa poche. Une fois l’information enregistrée, elle
est conservée temporairement pour d’être déstockée via une unité, directement
connecté au système d’information.
La re-saisie devient automatique.
De nombreux avantages
Cette solution scripturale intelligente fait disparaître la
problématique de re-saisie. On retrouve les avantages de la saisie informatique
sans avoir besoin d’un ordinateur.
On résout donc le problème de la perte de temps à la re-saisie.
Puisqu’elle est automatique, elle dégage du temps pour effectuer les analyses.
L’automaticité dispose aussi d’une autre qualité : elle évite
les erreurs de frappe. Certes le risque zéro n’existe pas. Lors de la première
saisie d’information, des erreurs de jugements ou d’inattention peuvent se
produire. Mais si l’automaticité ne fait que les reproduire fidèlement, la
re-saisie manuelle les accroit puisqu’à chaque intervention humaine,
statistiquement les erreurs de frappe augmentent.
Avec l’automaticité, le but est atteint, on minimise les erreurs de
frappe.
Aujourd’hui on mesure l’intérêt d’une solution selon deux
aspects : son utilité et sa prise en main. Facile d’utilisation La solution
P.MOS est peu impactant pour ces utilisateurs. La technologie se trouve à
l’intérieur des outils mais elle reste passive pour l’utilisateur. C’est en
effectuant des gestes naturel qu’il va l’actionner sans avoir besoin de suivre
un processus complexe.[1] La prise en main est donc aisée et ne
représente aucun effort d’adaptation pour celui qui va manipuler les outils
qu’on lui met à sa disposition.
Cet aspect est souvent déterminant dans le choix d’une nouvelle
technologie. Plus l’utilisation requiert une connaissance préalable importante,
plus les risques d’erreur de manipulation sont grands, ce qui affecte la
performance de l’activité.
Dans le cas présent, la solution a été construite sur le fondement
d’une idée simple mais essentiel : zéro impact pour son utilisateur.
Enfin l’intégrité des
informations sont garanties par cette solution. Le système trace les
informations dès l’écriture des données et
lors de leur transfert dans les outils de gestion de projet. L’identification
des profils utilisateurs et l’horodatage sont des techniques assurant la
fiabilité dès l’entrée des informations dans le système d’information.
Pour accroître la performance du système, il est possible aussi
d’utiliser des « marqueurs » paramétrables dans l’outil de gestion de
projet. Ils permettront de constituer des alertes en cas d’incohérence entre
les différentes données.
Ce double contrôle renforce l’intérêt du recours à P.moS.
Le mode d’installation et le déploiement d’une telle solution
doivent aussi être considérés comme des points à examiner avec attention. Dans le cas
de P.moS, deux possibilités sont envisageables :
Soit l’installation se fait par implémentation dans le système
d’information, soit elle se fait selon un système autonome. Le recours à l’une
ou à l’autre dépend de la nature du projet et de la complexité du système
d’information déjà existant.
Lorsque le projet consiste en une construction ou un assemblage, le
caractère temporaire du projet incite à avoir une solution autonome.
Lorsque le projet consiste en une exploitation d’un site, la
récurrence de l’utilisation de la solution impose plutôt d’avoir une
implémentation de P.moS dans le système d’information déjà sur place.
Enfin, rien n’interdit d’effectuer une implémentation progressive
en commençant par la mise en place d’un système autonome et poursuivre par son
intégration dans le système d’information.
La première phase servira de test afin de s’assurer du bon choix et
garantira la pérennité d’une implémentation dans le système d’information.
La performance : Une affaire de personnes plus que
d’outils ?
Nous avons été amenés à décrire les avantages de P.moS et il conviendrait d’en donner les limites. P.moS n’analysera pas à votre place, c’est certain ! Mais il est
important de rappeler que P.moS a été conçu avec l’objectif premier de ne pas modifier le
processus de travail. Par principe il n’amène pas de complexité et constitue un
gain de temps considérable.
Il appartient aux Organisations qui utilisent P.moS de construire une méthodologie autour de deux axes :
-
Avoir une
communication tournée vers les utilisateurs. Leur expliquer l’importance de leur place dans la chaîne de remontée
d’information afin de les responsabiliser et accroître la fiabilité des
renseignements à la source.
-
Créer des règles
pour utiliser les fonctions de vérification de l’information et accompagner le
changement sur cette approche de travail.
Il n’est pas nécessaire de revenir sur le
premier point : plus l’information à la source sera proche de la réalité
et plus l’avancement sera pertinent permettant des analyses plus fines encore.
Concernant les fonctionnalités de contrôle et de vérification de l’information, bien
qu’il ne faille pas le négliger, il faut de la pondération et de la retenue.
L’automaticité étant vécue parfois comme un abandon en termes de
contrôle, la tentation à vouloir vérifier l’authenticité de chaque donnée est
forte.
Comme P.moS dispose d’un
système de conservation et de gestion
électroniques des documents papier assez développé, on dispose :
-
D’un exemplaire
papier original que l’on peut conserver
-
Un exemplaire
électronique de la version papier
-
D’une transcription
de la donnée scripturale en données numérique
Il existe donc trois moyens d’authentifier une information.
S’il n’existe aucune règle pour encadrer le contrôle de
l’information, la vérification risque de devenir complexe et longue à mettre en
œuvre.
La performance disparaît par excès de contrôle. Le risque passe de
l’allongement du temps de saisie, à l’allongement du temps de vérification.
Le problème se déplace au lieu d’être résolu.
Il est donc impératif de créer un environnement méthodologique
propice à l’utilisation optimale P.moS[1].
Conclusion
Pensée pour être utilisable rapidement avec une efficacité
immédiate, P.moS constitue une approche innovante qui propose
de résoudre un bon nombre de problèmes dans l’univers de l’industrie et de la
construction.
1. Simple d’utilisation il est peu impactant pour
ses utilisateurs et ne nécessite que peu d’accompagnement.
2. L’élimination de la re-saisie des données
garantie une diminution des erreurs
puisqu’il n’y a plus de frappe dactylographiée. Cette situation accroit
notablement la fiabilité de l’information.
3. On observe une accélération de la mise à jour
des données puisque le processus de remontée de l’information devient automatique.
4. La sécurité de l’information est assurée par un
système qui procure intégrité et non répudiation des données.
5. La gestion ainsi que la conservation des
documents sont assurées par un système performant qui offre divers moyens de
contrôle pour vérifier l’authenticité de l’information.
[1] PRIMAFRANCE a
crée VIRTUE® for P.moS une méthodologie pour accompagner ses clients
à l’utilisation des Solutions de suivi et d’avancement des projets..
[1] Il n’y a pas
besoin d’ouvrir un menu déroulant, de choisir un onglet et de cliquer sur la
souris. Une feuille de papier et un stylo suffisent
[1] Environnement
Atex
[2] Milieu
géographiquement isolé, manque de câblage, connexion internet inexistante et fort risque de casse…
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